Kuinka hallita tehtävän etenemistä Microsoft Plannerissa Windows 10: ssä?

Microsoft Planner kuuluu Office365-sovellussarjaan. Se on suunnittelusovellus, jota tiimit ja yksilöt voivat käyttää suunnitelmien luomiseen, tehtävien jakamiseen, viestintään ja yhteistyöhön sekä asiakirjojen jakamiseen muun muassa. Tehtävät voidaan luoda ja konfiguroida tiimin tarpeiden mukaan räätälöidyllä tavalla. Prosessi on melko yksinkertainen, mutta monilla ihmisillä on ongelmia sen kanssa.

Itse asiassa tehtävän edistymisen päivittäminen Plannerissa voi olla yhtä helppoa kuin kullekin yksilölle osoitettujen tehtävien etenemisen tarkkailu tietyin väliajoin. Paholainen on kuitenkin yksityiskohdissa, ja jotkut ihmiset eivät näytä saavan sitä kiinni. Jos olet tässä veneessä, tämä opas on sinulle. Tämän oppaan loppuun mennessä olet oppinut hallitsemaan tehtävän etenemistä Microsoft Plannerissa.

Kuinka asentaa Microsoft Planner

Microsoft Planner on Office 365 -sovelluksen virtuaalinen tehtävienhallintatyökalu. Se tarjoaa tiimille helpon tavan tehdä yhteistyötä ja suunnitella ja seurata tehtäviä. Käyttäjät voivat myös päivittää tehtävän tilan ja jakaa tehtävätiedot saumattomamman projektikoordinoinnin varmistamiseksi.

Plannerissa voit jakaa suuren projektin pienempiin tehtäviin, jokaiselle tehtävälle aikataululla, jotka yhdessä muodostavat tietyn suunnitelman keston. Kun tehtävät työskentelevät, voit muuttaa niiden tilan Ei aloitettu -asetukseksi Käynnissä-tilaksi ja lopuksi Valmis-tilaksi. Voit jopa luoda lisätehtäviä tarvittaessa.

Planner sisältää runsaasti malleja, joiden avulla voit siirtyä nopeasti tehtäviin ja projekteihin, mikä säästää paljon aikaa. Sinun tarvitsee vain varmistaa, että mallit ovat sopusoinnussa tiimisi tehtävien kanssa ja hienosäätää niitä tarvittaessa, ja voit mennä heti töihin.

Aloita kirjautumalla sisään Office 365 -tiliisi. Siirry Suunnittelija-sivulle Office 365: ssä ja kirjoita käyttäjän tiedot. Kun olet kirjautunut sisään, lataa Microsoft Planner -käyttöliittymä valitsemalla Koti-välilehdestä Suunnittelija.

Tässä on kolme tapaa edetä. Jos olet jo luonut suunnitelmia, valitse useimmin käytetyt suunnitelmat napsauttamalla “Suosikkisuunnitelmat”. Jos haluat tarkastella kaikkia suunnitelmiasi, napsauta "Kaikki suunnitelmat". Jos kuitenkin haluat luoda uuden suunnitelman tyhjästä, napsauta Uusi suunnitelma -vaihtoehtoa.

Kirjoita Luo uusi suunnitelma -ikkunaan suunnitelman nimi annettuun kenttään. On parempi käyttää nimeä, joka edustaa tiiviisti suunnitelman tarkoitusta. Kuka voi tarkastella tätä suunnitelmaa -kohdassa ryhmässä, valitse "Oma organisaatio", jotta se olisi kaikkien tiimisi jäsenten käytettävissä, ja "Vain lisäämäni ihmiset" rajoittaa katselun koskemaan sallittuja käyttöoikeuksia. Älä unohda lisätä suunnitelman kuvausta ja valita, lisätäänkö uudet jäsenet automaattisesti ilmoitussähköposteihin.

Kun olet määrittänyt kaikki määritykset, voit vihdoin napsauttaa Luo suunnitelma -painiketta. Suunnitelman luomisen jälkeen voit mennä eteenpäin ja lisätä tehtäviä.

Aloita avaamalla Microsoft Planner, valitsemalla suunnitelma ja napsauttamalla + tai Lisää tehtävä -painiketta. Tässä sinun tulisi antaa tehtävällesi nimi. Kirjoita tehtävän nimi Syötä tehtävän nimi -kenttään. Valitse seuraavaksi eräpäivä. Määritä lopuksi tehtävä tiimille tai yksittäiselle yhteistyökumppanille.

Kun olet valmis, luo tehtävä napsauttamalla Lisää tehtävä -painiketta. Voit luoda useita tehtäviä tällä tavalla ja määrittää ne eri ihmisille.

Kuinka päivittää tehtävän edistyminen Microsoft Plannerissa

Tehtävän eteneminen Microsoft Plannerissa on jaettu kolmeen osaan, joista kukin edustaa tehtävän kulkemista.

Ei alkanut.

Määritetty tehtävälle, joka ei ole käynnissä tai jota ei ole annettu kenellekään. Sille voidaan antaa myös tunniste, jos tehtävän aloituspäivä on vielä tulevaisuudessa.

Meneillään.

Tämä tunniste on osoitettu käynnissä oleville tehtäville. Ei ole väliä kuinka suuri prosenttiosuus tehtävästä tehdään. Microsoft Plannerilla on vain tämä yksi tarra kaikkien käynnissä olevien tehtävien merkitsemiseen, riippumatta yksittäisestä suoritustasosta.

Valmistunut. Tämä tunniste on määritetty valmiille tehtäville.

Siten tehtävän edistymisen päivittäminen tarkoittaa siirtymistä näiden tunnisteiden välillä jokaiselle luotulle tehtävälle tarpeen mukaan.

Kuinka päivittää tehtävän eteneminen manuaalisesti Microsoft Plannerissa

On useita tapoja päivittää tehtävien edistyminen Microsoft Plannerissa.

Huomaa, että kutakin edistymisvaihetta edustaa kuvake.

Ei alkanut.

Tyhjä ympyrä.

Meneillään.

Puolivärinen ympyrä.

Valmistunut.

Täysin värillinen ympyrä, jonka keskellä on rasti.

Ryhmät> Edistyminen

  • Siirry Ryhmät-kohtaan ja valitse tehtävä.
  • Napsauta avattavaa nuolta Edistyminen.
  • Valitse tarvitsemasi vaihtoehto.

Jos tehtävä on esimerkiksi suoritettu, valitse avattavasta Edistyminen-luettelosta Valmis.

Symbolien valitseminen

Jokaisella tehtävällä on symboli, joka edustaa sen edistymistä. Suoritetuissa tehtävissä on täyden ympyrän symboli, jonka keskellä on rasti, kun taas käynnissä olevissa tehtävissä on puoliksi täyden ympyrän symboli.

Valitse tehtävän vieressä oleva symboli avataksesi edistymisen valintaruudun ja valitse toinen etenemistila.

Tehtävän valinta

Tämä on toinen tapa muuttaa tehtävän edistymisen tilaa. Yksinkertaisesti valitse tehtävä paljastamaan edistymisen valintaruutu. Päivitä tehtävän eteneminen sieltä.

Plannerin käyttäminen Microsoft Teamsin kanssa tehtävien hallintaan

Koska uuden suunnitelman luominen luo automaattisesti uuden Office 365 -ryhmän, voit tehdä yhteistyötä Planner-tehtävien avulla kaikissa muissa Office 365 -perheen yhdistetyissä sovelluksissa, kuten OneDrive ja Outlook.

Voit hallita luotuja tehtäviä myös Plannerin ja Microsoft Teamsin kanssa. Voit joko tehdä yhteistyötä tehtävien suhteen Plannerin kautta tai lisäämällä yhden tai useamman Suunnittelija-välilehden Teams-kanavalle.

Näin luot Planner-kanavan Microsoft Teamsissa:

  • Avaa Teams ja valitse kanava. Napsauta kanavassa + -painiketta.
  • Etsi ja valitse Suunnittelija.
  • Luo suunnitelma oikeilla tiedoilla ja tallenna se. Voit myös valita jo olemassa olevat suunnitelmat.

Tehtävän lisääminen, osoittaminen ja päivittäminen on sama kuin edellä on selitetty.

Microsoft Planneria käytetään luomaan pieniä tehtäviä, jotka sopivat yhdessä joukkueen suurempaan yhteistyösuunnitelmaan. Tieto kuinka päivitys edistymisestä aloituksesta valmistumiseen ja myös yhteistyö Microsoft Teamsin kaltaisella alustalla voi lisätä sekä yksilön tuottavuutta että tiimityötä organisaatiossa.

Jos tietokoneesi on kuitenkin hidas, se voi vaikuttaa kielteisesti toimintoihin ja tehdä pilvipalvelujen yhteistyöstä paljon hitaampaa. Auslogics BoostSpeed ​​-sovelluksen avulla voit poistaa nopeutta vähentävät ongelmat ja turhat Internet-tiedostot ja tehdä kokemuksestasi sujuvamman.